Voor het Ministerie van Defensie zijn wij op zoek naar een Transformatie Coach

Opdrachtbeschrijving:
Kijkend naar de achtergrond van de opdracht, dan is te stellen dat het team een grote stap heeft gezet in het formaliseren van haar werkwijze en daarmee goed op weg is. Maar ook moet worden onderkend dat nadere begeleiding noodzakelijk is om de werkwijze te laten beklijven. Daarom is het noodzakelijk de procesteams inhoudelijk te begeleiden om de werkwijze in een voor hen acceptabel tempo te omarmen. Een ervaren Transformatie Coach moet de teams verder helpen de werkwijze eigen te maken vanuit het principe: voordoen, samen doen, zelf doen. Hierdoor kunnen de teams de nieuwe werkwijze stapsgewijs omarmen.

De Transformatie Coach moet in staat zijn:
- de teams te helpen de nieuwe werkwijze en bijhorende rituelen te begrijpen en toe te passen in de praktijk;
- de teams te helpen de ondersteunende tooling (ServiceNow) te leren gebruiken om de werkwijze te ondersteunen;
- de rolverdeling te verduidelijken zodat iedereen weet wat van hem/ haar verwacht wordt;
- de teams te helpen consistentie aante brengen tussen initiatieven, borden, en voortgangsrapportage;
- Sterke aantoonbare kennis hebben van agile werkwijzen als Kanban, Scrum, SAFe of andere Scaled-agile varianten;
- Sterke aantoonbare kennis hebben van visueel management zoals OGSM en/ of Obeya;
- Sterke aantoonbare kennis hebben van de ITIL-processen en volwassenheidsfasen.

Achtergrond opdracht:
Het ITCC processenteam heeft in Q2 en Q3 van 2024 een grote stap gemaakt in haar volwassenheid door haar werkwijze te formaliseren en professionaliseren. Hierdoor heeft het team een aantal belangrijke resultaten behaald:
- procesdoelen zijn geformuleerd;
- initiatieven om procesdoelen te realiseren zijn opgesteld;
- teams om de initiatieven te realiseren zijn samengesteld en gestart;
- Werkwijze voor executie van initiatieven is geformaliseerd;
- Tooling ter ondersteuning van de werkwijze is ingericht;
- ITCC processenoverleg, dat run- en change bestuurt is herzien.

Het ITCC processenteam, en onderliggende procesteams werken hard om de nieuwe werkwijze en daarbij horende rituelen eigen te maken. Maar vinden het in de praktijk uitdagend om deze zelfstandig adequaat toe te passen. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
- Initiatieven zijn onvoldoende uitgewerkt of worden tijdens de realisatie niet meer geüpdatet;
- Gebrek aan consistentie tussen initiatieven, borden en voortgangsrapportages;
- Onvolledigheid en/ of lage kwaliteit van informatie op run & change borden. (voortgang onduidelijk);
- Urenoverzichten onvoldoende of niet worden bijgewerkt waardoor capaciteit onduidelijk is;
- Op team niveau is de werkwijze onduidelijk en zijn verschillende soms tegenstrijdige werkwijzen gaan ontstaan.
Dit leidt tot een suboptimale werking en samenwerking, en in sommige gevallen tot onderlinge frustraties wat de nieuwe werkwijze niet ten goede komt.

Inzet Periode:
Schatting 400 uur met optie op verlenging, zonder afnameverplichting. Indien het uurtarief dit toelaat, kan het aantal uur meer of minder worden. 400 uur is slechts indicatief. De maximale duur van de Overeenkomst zal 4 jaar zijn. Wanneer er sprake is van een project, loopt de Overeenkomst van rechtswege af als de projectactiviteiten voor het desbetreffend project zijn geëindigd.

Screeningsniveau:
Alvorens te kunnen starten met de werkzaamheden dient de kandidaat in het bezit te zijn van een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) van de Militaire Inlichtingen- en Veiligheids Dienst (MIVD) op het niveau B.

Locatie:
Huis ter Heide, thuiswerken

Functie eisen (knock-out criteria):
1. Ervaring binnen teams om deze te transfortmeren naar de juiste werkwijze
2. Ervaring met het uitrollen/impelementeren van platformen ter ondersteuning van bedrijfsprocessen
3. Ervaring met begeleiden van veranderings processen
4. Minimaal 3 jaar sterke kennis hebben van visueel management zoals OGSM en/ of Obeya
5. Minimaal 2 jaar werkervaring in Agile opdrachten
6. Minimaal 2 jaar minimaal HBO werk- en denkniveau
7. Minimaal 3 jaar ervaring met het geven van trainingen
8. 24 uur per week beschikbaar

Functie wensen (gunningscriteria):
1. Sterke kennis van agile werkwijzen als Kanban, Scrum, SAFe of andere Scaled-agile varianten
2. Sterke kennis van de ITIL-processen en volwassenheidsfasen
3. Kan de teams helpen de nieuwe werkwijze en bijhorende rituelen te begrijpen en toe te passen in de praktijk
4. Kan de rolverdeling verduidelijken zodat iedereen weet wat van hem/ haar verwacht wordt
5. Kan de teams helpen de ondersteunende tooling (ServiceNow) te leren gebruiken om de werkwijze te ondersteunen

Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Huis ter Heide, thuiswerken
Startdatum: zsm na screening ca. 3 maanden
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 24 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 12-02-2025
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: n.t.b.

Trefwoorden: uitrollen/impelementeren van platformen, veranderings processen, visueel management zoals OGSM en/ of Obeya