Voor het Ministerie van Defensie zijn wij op zoek naar een Senior Portfolio Manager

Omschrijving opdracht:
In het kader van Aanwijzing DGB/DBE-017 heeft CDS/Directeur Plannen opdracht gekregen van de DG-Beleid om Defensiebreed Portfolio, programma en projectmanagent (P3M) in te richten en de werking ervan te professionaliseren. Het accent daarbij ligt op Defensiebreed strategisch portfoliomanagement. Bij Defensie is er behoefte ontstaan om sneller en wendbaarder georganiseerd te zijn en bovendien beter in te kunnen spelen op de actuele situatie waarin we ons bevinden. Hiervoor wordt gewerkt aan een eenvoudiger governance, een verkort proces en verbeterde informatie, templates en tooling. Dit allemaal vanuit het perspectief van Integraal Strategisch Portfolio Management. Ook wordt er tijd en energie geïnvesteerd in de kennis, kunde en gedrag.

Integraal Strategisch Portfoliomanagement stelt Defensie in staat om een haalbare portfolio’s te organiseren door een duidelijke governance en procesvoering en door te sturen op waarde. Portfoliomanagement zorgt voor een effectieve selectie, prioritering en monitoring van projecten om de veranderambities van Defensie te realiseren. Nieuwe projecten, programma’s, initiatieven worden geëvalueerd op hun waarde voor de strategie, geprioriteerd en geselecteerd, en bestaande projecten, programma’s en initiatieven kunnen worden bespoedigd, stopgezet of een andere prioriteit krijgen. Hierbij wordt gelet op afhankelijkheden, risico’s, capaciteit, absorptievermogen, kosten en waarde.

Deze opdracht zal primair een significante, doorslaggevende ondersteuning leveren aan het ontwerp, het mobiliseren en tot uitvoering brengen van een nieuwe stratgische P3M-office; overstijgend over de organisatie- IT-, Vastgoed- en Grootmaterieelportfolio's. Directeur Plannen is inrichtingsverantwoordelijk. Binnen zijn directie van het Ministerie van Defensie zal dit P3MO worden opgezet en van hieruit wordt samen met de P3M verantwoordelijken bij de Defensieonderdelen en de eigenaren van de vier portfolio's worden samengewerkt aan een efffcetieve opzet en uitvoering van P3M. Het gevraagde functieprofiel geeft een basis voor de P3M werkzaamheden. Ten behoeve van de evalueerbaarheid van de beoogde effecten (ontwikkeling in P3M maturity level) van het ontwikkelde beleid, zullen de volgende verantwoordelijkheden benodigd zijn:
- Het inrichten/aansturen/uitvoeren van het nieuwe centrale portfolio management office en coördinatiepunt zijn om een P3M netwerk op te bouwen bij Defensieonderdelen (bijv. vanuit het PMO / Expertisecentrum / Portfolio Office / P3M-office);
- Coachen en trainen van verschillende stakeholder groepen op inhoud P3M / Portfolio Mngt en effectieve besluitvorming en organisatie
- Regiefunctie informatiemanagement (Fortes Change Cloud);
- Bijdragen aan het professionaliseren en standaardiseren van projecten, programma’s en instandhouding volgens nieuwe standaarden;
- Analyseren waar processen beter kunnen (Lean) en (daar waar relevant) en doorvoeren van verbeteringen;
- Ondersteuning bieden aan project-, programma- en portfoliomanagement door het effectief en efficiënt adviseren over de beschikbare capaciteiten, financieel beheer, risico- en issuemanagement, kwaliteitsbewaking, informatiemanagement en de adequate borging van voortgang en resultaten;
- Sterke stakeholder management; o.a. ondersteuning en advies bij prioritering en besluitvorming met het senior management;
- Borgen van de werking van de gewijzigde governance
- Kwaliteitsborging m.b.t. hanteren standaard methoden, technieken en processen;
- Kennis en expertise ontwikkeling binnen het P3M-domein van IT, Vastgoed en Grootmat;
- Coördinatie van opleiding en training stakeholders;
- Meesturen op de ontwikkeling van kennis, houding en gedrag
- Monitoring en evaluatie.

Omschrijving achtergrond opdracht:
Situatie: Er is onvoldoende integraal inzicht in de relatie tussen de strategie en de portfolio's en van de realisatie van de portfolio’s. Er ligt een opdracht van DGB/DBE om professioneel portfolio-, programma-, en projectmanagement (P3M) in te richten en uit te rollen. Kaders zijn vastgelegd en inrichting en uitvoering is belegd bij CDS (DPLAN) en de defensieonderdelen. Aanwijzing DGB 017 (P3M) beschrijft de kaders voor de defensie-brede toepassing van P3M. Belang is over inzicht te krijgen in de voortgang van het veranderingsproces en in mate waarin keuzes in de in portfolio’s leiden tot de gewenste strategische baten/effecten. Complicatie: Drie gescheiden investeringsportfolio’s met eigen aanpak en portfoliosupport wat leidt tot fragmentatie. Er is geen portfolio voor organisatieverandering. Elke portfolio heeft een eigen eigen way of working. De capabilities om integraal te sturen en te monitoren missen. Geïntegreerde aanpak voor P3M ontbreekt. Informatievoorziening en tooling (FCC) -cruciaal voor effectiviteit van sturing - zijn nog ontoereikend. De transformatie naar een professioneel en geïntegreerd P3M vereist veranderingen in gedrag en werkwijzen binnen de organisatie. De vraag/opdracht is: Opzetten van (strategisch) P3M met oog op de strategische doelbereiking door P3M in te richten, de integratie tussen de portfolio's te versterken en de samenwerking tussen de Defensieonderdelen en CDS (DPLAN) te verbeteren.

Inzet Periode:
Schatting 504 uur met optie op verlenging, zonder afnameverplichting. Indien het uurtarief dit toelaat, kan het aantal uur meer of minder worden. 504 uur is slechts indicatief. De maximale duur van de Overeenkomst zal 4 jaar zijn. Wanneer er sprake is van een project, loopt de Overeenkomst van rechtswege af als de projectactiviteiten voor het desbetreffend project zijn geëindigd.

Screeningsniveau:
Alvorens te kunnen starten met de werkzaamheden dient de kandidaat in het bezit te zijn van een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) van de Militaire Inlichtingen- en Veiligheids Dienst (MIVD) op het niveau B.

Locatie:
Den Haag, Thuiswerken: 1 dag op locatie

Functie eisen (knock-out criteria):
1. Minimaal 5 jaar praktijk ervaring met (strategisch) Portfolio Management bij verschillende organisaties.
2. Minimaal 5 jaar antoonbare ervaring met organisatieveranderingsprocessen, het implementeren van Portfolio management kijkend ook sterk naar de veranderkundige kant.
3. Aantoonbare ervaring met werken in een complexe en (bureau)politiek-gedreven grote organisatie.
4. Afgeronde Universitaire opleiding (Master of sterke relevante Bachelor, strategisch management, changemanagement, bedrijfskunde).
5. MoP certificaat of andere Portfoliomanagementopleidinge(en).
6. SAFe certificaat en of LEAN Portfoliomanagement certificaat.
7. Aantoonbare ervaring met organisatieveranderingsprocessen, specifiek de veranderkundige kant van de implementatie en verbeteringen van Portfolio management en aantoonbaar sterke organisatorische vaardigheden.
8. Minimaal 19 uur per week beschikbaar

Functie wensen (gunningscriteria):
1. Communicatief sterk, interpersoonlijke vaardigheden en heeft het vermogen om communicatie en samenwerking tussen leiderschap en teams betreffende portfoliomanagement (zoals demand-management, prioriteren en waarde-realisatie te faciliteren).
2. Bij voorkeur kennis en ervaring met reporting en PPM tooling.
3. Bij voorkeur minimaal 5 jaar praktijk ervaring met (strategisch) Portfolio Management binnen publieke organisaties.
4. Bij voorkeur begrip voor de balans en de spanning tussen lange termijn doelen en korte termijn resultaten.
5. Kandidaat promoot en toont bij voorkeur kernprincipes van samenwerking, reflectie, prioriteiten stellen, teamaansprakelijkheid en zichtbaarheid.
6. Bij voorkeur een continu verbeteren gerichte houding.
7. Bij voorkeur analytisch, creatief, pro-actief, outcome-gedreven en heeft een klantgerichte houding.

Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Den Haag, Thuiswerken: 1 dag op locatie
Startdatum: zsm na screening ca. 3 maanden
Duur: 7 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 19 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 29-11-2024
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: n.t.b.

Trefwoorden: strategisch Portfolio Management, MoP, Safe, organisatieveranderingsprocessen