Voor het Ministerie van Defensie zijn wij op zoek naar een Projectleider Implementatie DMS

Deze opdracht kan worden ingevuld door een ZZP'er maar ook vanuit loondienst via ICQ Groep. Je treedt in dat laatste geval voor de duur van opdracht in dienst bij ICQ Groep. Hierbij kun je rekenen op een aantrekkelijk salaris, uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden.

Omschrijving opdracht:
De functionaris geeft leiding aan één van de implementatieteams van het nieuwe document management systeem (DMS) voor Defensie (DefDoc). Er zijn parallel werkende teams bestaande uit een projectleider, business analisten en I-adviseurs en een overkoepelend communicatie- en adoptieteam. Omdat het DMS per Defensie Onderdeel wordt geïmplementeerd, voert ieder team de komende drie jaar een aantal implementaties uit. De projectleider geeft leiding aan het aan hem/haar toegewezen (implementatie)team en draagt zorg voor planning, draagvlak en projectresultaten, middelen en besteding, kwaliteitsbewaking, het contact met stakeholders binnen de Defensie onderdelen en binnen het programma, risicomanagement, rapportage, besluitvorming en evaluatie.

Er wordt samengewerkt met het DefDoc DEVOPS team verantwoordelijk voor het beheer en de doorontwikkeling, op gebied van ontwerpen, testen en release ondersteuning. En het DefDoc informatie beheerteam verantwoordelijk voor de functionele ondersteuning. De implementatieprojecten hebben synergie met de transformatie actieplannen die op gebied van informatiehuishouding per defensie onderdeel worden uitgevoerd op gebied van strategie, structuur, personeel, proces, technologie.

Voor de implementatie is contact met de gebruikersorganisatie noodzakelijk en wordt aanwezigheid op locatie van een Defensieonderdeel verwacht. Hiervoor wordt flexibiliteit gevraagd in werklocatie waaronder programma hoofdlocatie Den Haag en Defensie onderdelen locaties zoals bijvoorbeeld Utrecht, Volkel. Thuiswerken is mogelijk.

Omschrijving achtergrond opdracht:
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken en meer openheid. Een omvangrijk proces waarop het programma Defensie Open op Orde (DOO, 2021-2026) de regie en coördinatie voert. DefDoc is één van de projecten die binnen dit programma valt. Het nieuwe documentmanagement en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) DefDoc is een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem dat aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en de gebruikers daadwerkelijk ondersteunt bij het uitvoeren van het werk. Het systeem vervangt de huidige oplossing Xpost. Het systeem dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Daarmee kan het als hulpmiddel dienen voor de politieke en maatschappelijke verantwoording en transparantie voor Defensie. In 2021 is binnen Defensie gestart met de realisatie van dit nieuwe DMS/RMA systeem en wordt nu geïmplementeerd bij de Bestuursstaf. We starten binnenkort ook met de voorbereiding van de implementatie bij alle defensieonderdelen voor de komende 2-3 jaar. DeProjectleider gaat met een team van meerdere business analisten aan de slag in één van de twee implemenatieteams voor de Defensiebrede uitrol (uiteindelijk ruim 20.000 gebruikers).

Inzet Periode:
Schatting 1680 uur met optie op verlenging, zonder afnameverplichting. Indien het uurtarief dit toelaat, kan het aantal uur meer of minder worden. 1680 uur is slechts indicatief. De maximale duur van de Overeenkomst zal 4 jaar zijn. Wanneer er sprake is van een project, loopt de Overeenkomst van rechtswege af als de projectactiviteiten voor het desbetreffend project zijn geëindigd.

Screeningsniveau:
Alvorens te kunnen starten met de werkzaamheden dient de kandidaat in het bezit te zijn van een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) van de Militaire Inlichtingen- en Veiligheids Dienst (MIVD) op het niveau B.

Locatie:
Den Haag en thuiswerken

Functie eisen (knock-out criteria):
1. Ervaring op gebied van IT systeemontwikkeling en systeemimplementatie
2. Ervaring met project- en verandermanagement binnen een overheidsorganisatie
3. Uitmuntende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in de Nederlandse taal, niveau B2
4. Prince2 of Agile certificering.
5. Minimaal een afgeronde academische opleiding (WO niveau) of vergelijkbaar werk- en denkniveau op basis van aantoonbare werkervaring van de laatste 4 jaren.
6. 4 jaar werkervaring bij een grotere organisatie (>2500 medewerkers) met transitie-, verander- of implementatietrajecten.
7. 1 jaar ervaring als Projectleider van implementatie project met interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT.
8. ervaring hebben in een ICT gerelateerd project bij het ministerie van Defensie.
9. ervaring hebben met de implementatie van een DMS op basis van IBM Filenet.
10. 36 uur per week beschikbaar

Functie wensen (gunningscriteria):
1. Ervaring met informatiehuishouding en een goed begrip van informatiebeheer en gegevensbeheer is een pré.
2. pro-actief en bezit over sterke communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk), kan schakelen met diversiteit aan belanghebbenden en is een teamspeler.
3. goed vermogen om in dynamische en soms stressvolle omgeving te werken en adequaat te reageren op veranderende omstandigheden en nieuwe uitdagingen.

Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Den Haag en thuiswerken
Startdatum: zsm na screening ca. 3 maanden
Duur: 24 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 28-10-2024
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: n.t.b.

Trefwoorden: systeemimplementatie, verandermanagement, overheidsorganisatie, IBM Filenet