Voor het Ministerie van Defensie zijn wij op zoek naar een Project Management Ondersteuner

Deze opdracht kan worden ingevuld door een ZZP'er maar ook vanuit loondienst via ICQ Groep. Je treedt in dat laatste geval voor de duur van opdracht in dienst bij ICQ Groep. Hierbij kun je rekenen op een aantrekkelijk salaris, uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden.

Omschrijving opdracht:
Als project management ondersteuner binnen het Subdomein Grens & Migratie ben je een spil in het web en lever je ondersteuning aan en verantwoording af aan de projectmanager. Je werkt samen met de teamleiders van de betrokken deelprojecten.

Voor de uitoefening van de functie is het van belang dat de functionaris:
- In staat is om goed te communiceren in het Nederlands en Engels, zowel in woord als in geschrift;
- Zelfstandig en in teamverband kan werken;
- Initiatief neemt;
- Goed kan ordenen en goed kan structureren.
Een project management ondersteuner (PMO’er) zorgt er voor dat ‘de basis’ op orde is, oftewel de project ‘hygiëne’ geregeld is. Een PMO’er is verantwoordelijk voor de inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van projecten om zodoende de projectorganisatie te ondersteunen bij de uitvoering van projecten. De PMO’er bewaakt het overzicht over het project en fungeert als rechterhand en sparringpartner van de projectmanager.

De PMOer is belast met de volgende werkzaamheden:
- Uitvoeren of coordineren van eenvoudige werkpakketten;
- Organiseren en ondersteunen van vergaderingen en bijeenkomsten (notuleren/actiepuntenlijsten/besluitenlijsten);
- Bewaken en coördineren van projectactiviteiten (Sharepoint en FCC) zoals o.a. kwaliteitsreviews;
- Opstellen en bewaken van de projectplanning (MS Project en FCC) oa. capaciteitsplanningen, implementatieplanningen en milestoneplanningen;
- Opstellen van project voortgangsdocumentatie (FCC) en verspreiding hiervan aan relevante stakeholders, kwaliteit projectdocumentatie bewaken;
- Assisteren met het samenstellen van diverse rapporten zoals financiele rapportages en budgetbewaking;
- Opzetten en bijhouden verdere projectadministratie / projectarchief;

Omschrijving achtergrond opdracht:
Je komt te werken binnen het subdomein Grens & Migratie van de afdeling COC2, dat werkt aan het verbeteren van die delen van de informatievoorziening van de KMar die een relatie hebben met de Grens Politie Taken (GPT) en Migratie. Binnen deze keten zijn de traditionele bedrijfsonderdelen Plan, Change en Run gebundeld om integraal, en in nauwe samenwerking met de KMar, te werken aan toekomstbestedinge IT functionaliteiten. Het subdomein ontwikkelt zich in hoog tempo door naar een wendbare en kundige organisatie op het vlak van IT-systemen voor het grensproces. Zo realiseren we, vaak samen met de markt, steeds sneller een informatievoorziening die aansluit op de wensen en eisen van de KMar.

Inzet Periode:
Schatting 1680 uur met optie op verlenging, zonder afnameverplichting. Indien het uurtarief dit toelaat, kan het aantal uur meer of minder worden. 1680 uur is slechts indicatief. De maximale duur van de Overeenkomst zal 4 jaar zijn. Wanneer er sprake is van een project, loopt de Overeenkomst van rechtswege af als de projectactiviteiten voor het desbetreffend project zijn geëindigd.

Screeningsniveau:
Alvorens te kunnen starten met de werkzaamheden dient de kandidaat in het bezit te zijn van een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) van de Militaire Inlichtingen- en Veiligheids Dienst (MIVD) op het niveau B.

Locatie:
Utrecht, Thuiswerken: In overleg 2 dagen. Hybride werken is goed mogelijk.

Functie eisen (knock-out criteria):
1. Een HBO-diploma of een aantoonbaar HBO-werk/denk niveau middels minimaal 3 jaar werkervaring
2. Prince2 Foundation
3. Minimaal 3 jaar ervaring als PMO
4. Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal, in woord en geschrift
5. Minimaal 2 jaar ervaring met Prince 2 en/of SAFe omgevingen
6. Minimaal 3 jaar ervaring met het schrijven van notulen en vastleggen van afspraken
7. Minimaal 1 jaar ervaring met agile werken (termen als Epics, Userstories, Product Backlog, Definition of Ready, Refinement en Retrospective)
8. 36 uur per week beschikbaar

Functie wensen (gunningscriteria):
1. Werkervaring met het werken in Jira
2. Ervaring met het plannen en organiseren van vergaderingen en grotere bijeenkomsten voor groepen tot ca. 100 mensen
3. Ervaring met het opzetten van Sharepointpagina's en het onderhouden hiervan
4. Ervaring binnen een grote overheidsorganisatie zoals Defensie, een ministerie of een gemeente

Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Utrecht, Thuiswerken: In overleg 2 dagen. Hybride werken is goed mogelijk.
Startdatum: zsm na screening ca. 3 maanden
Duur: 12 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 11-11-2024
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: n.t.b.

Trefwoorden: PMO, SAFE, prince2, agile, jira, HBO