Voor het Ministerie van Defensie zijn wij op zoek naar een Medior Afdelingssecretaris ICS

Omschrijving opdracht:
De afdelingssecretaris werkt mee aan de realisatie van bestuurlijke kwaliteit van stukken (memo's, nota's, besluiten, etc.), kan op verzoek een rol spelen in bestuurlijke en IT gerelateerde adviesvraagstukken en ondersteunt de secretaris/chef staf IT Infra in de uitvoering van voorkomende werkzaamheden (50% van de tijd), zoals het bijhouden van de mailbox, het uitzetten van reviews maar kunnen ook inhoudelijke werkzaamheden betreffen. Binnen het Bureau Staf Ondersteuning werkt de afdelingssecretaris collegiaal samen met andere afdelingssecretarissen.

Aangezien dit een nieuw samen te stellen team is en ook de rol en taken van het BSO en de afdelingssecretaris nog in ontwikkeling is, vraagt dit om een flexibele houding. Het hoofd Bedrijfsbureau ICS, tevens Regisseur Bedrijfsvoering IT Infra, geeft hiërarchisch leiding aan de afdelingssecretaris

Omschrijving achtergrond opdracht:
Het Bedrijfsbureau, ondergebracht bij de afdeling Infrastructuur Centrale Services van IT infra, levert ten behoeve van de vijf afdelingen van IT Infra ondersteuning op het gebied van bedrijfsvoeringszaken (SCOPAFIJTH). Binnen het BB is het bureau stafondersteuning (BSO) een nieuw te vormen team. Dit team wordt functioneel aangestuurd door de secretaris/chef Staf IT Infra. Het BSO draagt onder andere zorg voor de bestuurlijke stukkenstroom, het opstellen van bestuurlijke en IT stukken (memo’s, nota’s, etc.), heeft adviserende taken en verzorgt de agendavoorbereiding voor het MT IT Infra en andere relevante overleggen. Het BSO bewaakt daarbij de voortgang van afspraken en acties, de bestuurlijke kwaliteit van stukken, houdt de mailbox, zet reviews uit en haalt input op. Daarmee zijn de werkzaamheden van het BSO belangrijk voor de besturing van IT Infra en het daarbij behorende besluitvormingsproces. Het BSO levert daarbij afdelingssecretarissen voor bestuurlijke en procesmatige ondersteuning van de afdelingen GII, PSD, GIS, ITCC en ICS.

De afdelingssecretaris ondersteunt het afdelingshoofd en het MT van de afdeling in de uitvoering en verbetering van (bestuurlijke) processen binnen de IT afdeling. Voor deze werkzaamheden wordt de secretaris functioneel aangestuurd door het afdelingshoofd. De werkzaamheden voor de afdeling zijn vergelijkbaar met die van het BSO maar kan een andere focus hebben naargelang bij welke afdeling de secretaris terechtkomt. Vanuit deze rol neemt de afdelingssecretaris deel aan het MT van de afdeling. De afdelingssecretaris is het primaire contactpunt (product owner) namens de afdeling naar het BB voor zowel advies- als operationele IT vraagstukken (50% van de tijd).

Inzet Periode:
Schatting 1680 uur met optie op verlenging, zonder afnameverplichting. Indien het uurtarief dit toelaat, kan het aantal uur meer of minder worden. 1680 uur is slechts indicatief. De maximale duur van de Overeenkomst zal 4 jaar zijn. Wanneer er sprake is van een project, loopt de Overeenkomst van rechtswege af als de projectactiviteiten voor het desbetreffend project zijn geëindigd.

Screeningsniveau:
Alvorens te kunnen starten met de werkzaamheden dient de kandidaat in het bezit te zijn van een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) van de Militaire Inlichtingen- en Veiligheids Dienst (MIVD) op het niveau B.

Locatie:
Utrecht, thuiswerken

Functie eisen (knock-out criteria):
1. Minimaal 3 jaar ervaring met het toepassen van specifieke kennis om bestaande ICT processen en oplossingen te onderzoeken zodat potentiele verbeteringen/innovaties bepaald kunnen worden en het opstellen van aanbevelingen.
2. Kandidaat beschikt over een HBO-diploma of over aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring op HBO werk- en denkniveau.
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie of het IT werkveld.
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met agile werken
5. 38 uur per week beschikbaar

Functie wensen (gunningscriteria):
1. Kandidaat kan bij voorkeur een mentorrol vervullen voor junior collega’s (‘lead by example’).
2. Kandidaat heeft bij voorkeur werkervaring met Agile werken in de rol van Product Owner.
3. Kandidaat beschikt bij voorkeur over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands).
4. Kandidaat is in staat draagvlak te creëren voor zijn of haar ideeën.
5. Een HBO diploma in de richting van Bestuurskunde/Bedrijfskunde.
6. Kandidaat beschikt bij voorkeur over gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen in een complexe IT-organisatie.

Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Utrecht, thuiswerken
Startdatum: zsm na screening ca. 3 maanden
Duur: 12 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 38 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 24-01-2025
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: n.t.b.

Trefwoorden: bestaande ICT processen en oplossingen te onderzoeken zodat potentiele verbeteringen/innovaties, overheidsorganisatie ,