Voor het Ministerie van Defensie zijn wij op zoek naar een Business Analist SharePoint

Omschrijving opdracht:
Het ASC zoekt een Business Analist om de inrichting, toegankelijkheid en het beheer van SharePoint-sites te optimaliseren. Je analyseert de huidige structuur en inhoud, brengt verbeterpunten in kaart en stelt een plan van aanpak op voor standaardisatie en reductie van redundantie. Samen met beheerders zorg je voor uniforme inrichting en verbeterde vindbaarheid.

Verwacht resultaat binnen één jaar:
- Standaardisatie van het SharePoint-landschap door minimaal 95% van het ASC SharePoint-landschap opnieuw in te richten en te laten voldoen aan de vastgestelde nieuwe standaarden.
- Reductie van bestandenduplicatie door 80% in doublures van bestanden binnen het ASC SharePoint-landschap te reduceren.
- Procesbeschrijvingen voor duurzaam beheer realiseren door voor elke ondernomen actie een procesbeschrijving op te stellen.
- Inrichten van een effectief beheerproces en training van beheerders en key users (sitemanagers).

Omschrijving achtergrond opdracht:
Doel: Het optimaliseren van de SharePoint-omgeving van het ASC door uniformiteit te creëren, fragmentatie te verminderen en de implementatie van vastgestelde basisregels te waarborgen. Dit omvat het naleven van de binnen Defensie gehanteerde "7 basisregels voor Informatiebeheer" en het "S.T.E.R.K.-principe".
Probleemstelling: De huidige SharePoint-omgeving van het ASC is versnipperd en niet uniform ingericht. Hierdoor wordt niet voldaan aan de vastgestelde basisregels, wat leidt tot inefficiëntie, verminderde toegankelijkheid van informatie en onduidelijkheid over verantwoordelijkheden. Dit project sluit tevens aan op acties uit het Informatiehuishoudingsplan van het CLSK. Het doel van dit plan is het realiseren van een gezaghebbende informatiepositie met een informatiehuishouding waarin informatie vindbaar, herleidbaar en eenduidig is. Het plan is opgesteld in het kader van het programma Defensie Open op Orde (DOO), dat zich richt op het verbeteren en transparanter maken van de informatiehuishouding binnen Defensie. Daarbij wordt tevens aangesloten op de doelstellingen uit de Defensievisie.
Korte beschrijving van de aanpak: Analyse: Een grondige analyse van de huidige situatie. Ontwikkeling van een uniform model: Het opstellen van een uniform model voor de SharePoint-sites van het ASC, gebaseerd op vastgestelde standaarden zoals de "CLSK IS IL 0034 Governance Collaboration tools". Implementatie en migratie: De nieuwe inrichting implementeren en bestaande sites migreren of aanpassen. Training: Het opleiden van key users om kennis en vaardigheden te borgen. Borging: Het vastleggen van de methode en opgedane kennis om de duurzaamheid van de verbeteringen te waarborgen.
Verwachte impact en resultaten: Een efficiëntere en gebruiksvriendelijke SharePoint-omgeving die voldoet aan alle basisregels. Verbeterde samenwerking, informatiebeveiliging en productiviteit. Verhoogde operationele continuïteit, zowel tijdens als na de implementatie.

Inzet Periode:
Schatting 1920 uur met optie op verlenging, zonder afnameverplichting. Indien het uurtarief dit toelaat, kan het aantal uur meer of minder worden. 1920 uur is slechts indicatief. De maximale duur van de Overeenkomst zal 4 jaar zijn. Wanneer er sprake is van een project, loopt de Overeenkomst van rechtswege af als de projectactiviteiten voor het desbetreffend project zijn geëindigd.

Screeningsniveau:
Alvorens te kunnen starten met de werkzaamheden dient de kandidaat in het bezit te zijn van een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) van de Militaire Inlichtingen- en Veiligheids Dienst (MIVD) op het niveau B.

Locatie:
Hoogerheide, Thuiswerken: Bespreekbaar, maar standaard max 1 dag in de week thuiswerken

Functie eisen (knock-out criteria):
1. Is een ervaren professional die zich richt op het vertalen van complexe zakelijke vereisten naar geavanceerde SharePoint-oplossingen. Deze professional heeft diepgaande kennis van bedrijfsprocessen, SharePoint-technologie en projectmanagement, en fungeert als strategische partner binnen de organisatie om de waarde van SharePoint te maximaliseren
2. Een HBO-diploma in de richting Business IT en Management
3. Minimaal 3 werkervaring met requirement aanvragen en analyseren van document beheer systemen
4. 36 uur per week beschikbaar

Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Hoogerheide, Thuiswerken: Bespreekbaar, maar standaard max 1 dag in de week thuiswerken
Startdatum: zsm na screening ca. 3 maanden
Duur: 12 maanden
Optie op verlenging: ja
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 10-01-2025
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: n.t.b.

Trefwoorden: Business Analist SharePoint, edrijfsprocessen, SharePoint-technologie en projectmanagement,