Voor Katwijk zijn wij op zoek naar een Applicatie consultant | Implementatie Microsoft Dynamics POL.

Opdracht:
Gemeente Katwijk - Implementatie Microsoft Dynamics Project Operations Lite

Gemeente Katwijk heeft besloten om Microsoft Dynamics Project Operations Lite (POL) te implementeren om de efficiëntie en effectiviteit van hun projectbeheer te verbeteren. De eerste fase van de implementatie richt zich op de clusters Projecten Programma's en Opgaven (PPO), Planmatig beheer en GOV. In latere fases zal de uitrol plaatsvinden over de overige afdelingen.


Ter voorbereiding is een Assessment Sprint uitgevoerd en een plan van aanpak voor een implementatie opgesteld. Deze Assessment Sprint heeft geleid tot een gedetailleerd overzicht van de eisen en wensen van Gemeente Katwijk. Op basis van deze eisen en wensen is een plan van aanpak opgesteld dat de basis vormt voor de implementatie.


De doelstelling van de implementatie van POL is om de bedrijfsprocessen van Gemeente Katwijk te optimaliseren en te stroomlijnen. Dit omvat onder andere het verbeteren van de urenregistratie en capaciteitsplanning, financiën binnen projecten, kredieten en investeringen en managementrapportages. Voor de urenregistratie wordt TIM Enterprise gebruikt, terwijl Key2Finance wordt ingezet voor de financiën. Vanuit POL zullen er koppelingen met deze systemen gemaakt worden om een naadloze werking te garanderen.


Gemeente Katwijk wil een omgeving op maat laten inrichten om aan de gebruikers te demonstreren hoe POL specifiek voor hun organisatie zal werken. Dit omvat het configureren van POL om te voldoen aan de unieke behoeften en processen van de gemeente. Een demo na het doorlopen van de Assessment Sprint heeft aangetoond dat dit mogelijk is.


De implementatie van POL vereist samenwerking tussen verschillende organisatieonderdelen, waaronder IT, financiën en projectadvies. Het project zal worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met de betrokken stakeholders om ervoor te zorgen dat de implementatie soepel verloopt en aan alle eisen en verwachtingen wordt voldaan.


Op te leveren projectresultaten:

Betrouwbare real-time managementinformatie

* POL genereert real-time dashboards met actuele gegevens over projectvoortgang, financiële status en capaciteitsgebruik.

* Binnen drie maanden na de livegang moet 95% van de managementinformatie op basis van POL gegenereerd worden, zonder aanvullende handmatige correcties.

* Dit sluit aan bij de behoefte aan betrouwbare en actuele informatie binnen de organisatie.

* De implementatie van POL omvat een meerfasige uitrol en testfase om de real-time gegevens nauwkeurig te maken.

* Dit moet bereikt worden binnen drie maanden na de livegang in mei 2025.




Efficiëntie in urenregistratie

* POL zorgt ervoor dat geboekte uren automatisch worden geëxporteerd naar TIM, wat dubbele invoer voorkomt.

* 100% van de geboekte uren moet zonder dubbele invoer in zowel POL als TIM beschikbaar zijn.

* Dit verlaagt handmatige inspanningen en reduceert invoerfouten, wat efficiëntie verhoogt.

* Het systeem ondersteunt automatische koppelingen naar de bronapplicaties TIM en Key2.

* Dit resultaat moet bij de livegang in mei 2025 gerealiseerd zijn.




Tijdsbesparing bij rapportages

* POL reduceert de tijd die nodig is voor het opstellen van rapportages door geautomatiseerde en gestroomlijnde gegevensverzameling.

* Na implementatie moet de tijd die besteed wordt aan het opstellen van kwartaalrapportages met 30% verminderen ten opzichte van de huidige situatie.

* De tijdsbesparing maakt het voor medewerkers mogelijk zich te richten op andere kwalitatieve taken, wat door de organisatie wordt ondersteund.

* Gegeven de huidige tijdsbelasting bij handmatige rapportage is deze reductie haalbaar met een geautomatiseerd systeem.

* Dit moet binnen zes maanden na de livegang in mei 2025 meetbaar zijn.




Verbeterde verantwoordelijkheid en eigenaarschap

* POL legt eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor projecten vast door middel van logging.

* Binnen zes maanden moet in minimaal 90% van de projecten eigenaarschap correct en volledig geregistreerd zijn.

* Het vergroot de transparantie en bevordert teamproductiviteit, wat breed geaccepteerd is.

* Door training van key-users en duidelijke procedures is dit een haalbaar resultaat.

* Dit moet binnen zes maanden na implementatie in december 2025 gerealiseerd zijn.




Eisen:
* Welk type overeenkomst is op de kandidaat van toepassing? (Overeenkomst
inhuur arbeidskrachten, tussenkomst ZZP’er of (modelovereenkomst) met
ZZP’er?)
* Wie is tekenbevoegd (naam en functie)?
* Microsoft Certificering PL-200 en minimaal één MB2-certificering


Wensen:
* Minimaal 3 jaar ervaring als applicatie consultant met implementaties van
projectensoftware
* Aantoonbare ervaring met de implementatie van projectsoftware bij minimaal
(middel)grote organisaties (>250 medewerkers)
* Minimaal 3 jaar ervaring met het implementeren van Microsoft 365CE
processen
* Aantoonbare werkervaring met het realiseren van integraties in minimaal 3
projecten


Competenties:
* Analytisch vermogen: Deze rol vereist een sterk analytisch vermogen om
complexe bedrijfsprocessen te begrijpen, problemen te identificeren en
effectieve oplossingen te ontwikkelen. Dit omvat het vermogen om gegevens
te analyseren, trends te herkennen en strategische beslissingen te nemen op
basis van deze inzichten
* Communicatievaardigheden: Uitstekende communicatievaardigheden zijn
cruciaal voor het effectief overbrengen van ideeën, het leiden van
workshops, het geven van trainingen en het onderhouden van relaties met
stakeholders. Dit omvat zowel mondelinge als schriftelijke communicatie,
evenals het vermogen om technische informatie op een begrijpelijke manier
uit te leggen aan niet-technische stakeholders
* Projectmanagement: Deze functie vereist sterke
projectmanagementvaardigheden om projecten op tijd en binnen budget af te
ronden. Dit omvat het plannen, organiseren en beheren van middelen, het
coördineren van teams en het bewaken van de voortgang van het project.
Ervaring met projectmanagementmethodologieën zoals Agile of PRINCE2 is een
pluspunt
* Probleemoplossend vermogen: Het vermogen om snel en effectief problemen op
te lossen is essentieel voor beide rollen. Dit omvat het identificeren van
de oorzaak van problemen, het ontwikkelen van oplossingen en het
implementeren van deze oplossingen op een manier die minimale verstoring
van de bedrijfsprocessen veroorzaakt


Locatie: Katwijk
Startdatum: 5-12-2024
Duur: 5 maanden
Einddatum: 9-5-2025
Optie op verlenging: Max 2 x 3 maanden
Inzet per week: 24 uur
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 22-11-2024 Sluitingstijd: 9:00


Trefwoorden: Applicatie consultant | Implementatie Microsoft Dynamics POL