Referentienummer: 2025-01613
Omgeving: Schiedam
Startdatum: 1 april 2025
Einddatum: 31 december 2025
Optie op verlenging: ja, 3 x 6 maanden
Aantal uur per week: 32-36
Intakegesprek: 13 maart 2025
Sluitingsdatum: dinsdag 4 maart 2025 om 12.00 uur. Reacties na deze tijd zullen in principe niet worden meegenomen in het selectieproces.

BlueTrail is op zoek naar een Adviseur Record- & Datamanagement voor 32 tot 36 uur per week.

Team Datamanagement

DCMR ontwikkelt zich naar een data gedreven organisatie, Om de waarde van de beschikbare data volledig te benutten is het zaak dat de gegevens van DCMR op een consistente en correcte wijze worden vastgelegd. Deze data wordt vervolgens gebruikt voor de ontwikkeling van informatiemodellen en informatieproducten. Team datamanagement draagt mede zorg dat de informatie van DCMR en (externe) ketenpartners toegankelijk, vindbaar, bruikbaar, authentiek en integer is, zodat zij altijd verantwoording kan afleggen over haar handelen met betrouwbare cijfers onderbouwde adviezen kan geven. Met het Dataloket, Databeheer, Business Intelligence en Recordmanagement in één team komen de verschillende expertises over data logischerwijs samen. Team datamanagement ondersteunt de business bij het realiseren van haar ambities, door nauw met haar samen te werken.

Dit is wat je gaat doen

Als adviseur Record- en Datamanagement breng je ontzettend veel kennis en knowhow mee. Je houdt je bezig met diverse onderwerpen op het recordmanagement en datagebied. Je geeft tevens invulling aan de aanbevelingen van het KPI inspectierapport van onze archiefinspectie. DCMR heeft momenteel de implementatiefase van Microsoft 365 (MS365) zo goed als afgerond maar heeft nog de nodige losse eindjes en blijven vraagstukken met document- en archiefbeheer zich aandienen Daarnaast is ze bezig haar oude DMS-omgeving (e-Docs) uit te faseren en de documenten te migreren naar de SharePoint omgeving binnen MS365.

Taken

Als adviseur vragen we je het volgende op te leveren t.a.v. archivering binnen MS365:

Machtiging doorlopende vernietiging MS365: In MS365 kun je gebruik maken (wat DCMR doet) van retentiebeleid en retentielabels om informatie automatisch te vernietigen na een bepaalde bewaartermijn. Je beschrijft het automatisch vernietigen proces binnen MS365 en onderbouwt waarom dit een goede invulling is van de machtiging doorlopende vernietiging.
Archiefrapportage MS365: Je levert een rapportage op van MS365 met alle teams/kanalen en bijbehorende termijnen/eigenaren/v-lijsten bij automatische vernietiging. Doel is om de rapportage te gebruiken voor kwaliteitszorg archiefbeheer.
Verkenning & implementatie van de Capstone Methodiek voor E-mailbewaring binnen MS365 en Outlook cnf. VNG model selectielijst voor e-mailbewaring 2024 Beschrijf de definitie en reikwijdte, de Procesbeschrijving inclusief de volgende stappen: Identificatie van Capstone-posities, toepassing van Retentielabels, opslag en beveiliging, duurzame archivering in een e-depot en de vernietiging volgens de selectielijst. Beschrijf de keuzes die gemaakt moeten worden om de Capstone-methodiek in te richten binnen MS365 en Outlook. De rolverdeling, de beschrijving van hulpmiddelen en technologie en beschrijving hoe het voldoet Wet- en Regelgeving.

Ten aanzien van specifieke recordmanagement en data taken, die nog nader geprioriteerd moeten worden, vragen we je input en/of het volgende op te leveren:

Handreiking voor informatiehuishouding: Je levert een handreiking op waarmee alle medewerkers op een gestructureerde en veilige manier met informatie (leren) om te gaan. Dit draagt bij aan transparantie, verantwoording en efficiëntie binnen DCMR. Deze handreiking is een vertaalslag van de verschillende richtlijnen en documenten die binnen de Overheid beschikbaar zijn.
Hotspotmonitoring en Benoemen van Hotspots: Stel een proces voor hotspotmonitoring op en benoem en onderbouw de hotspots binnen het werkgebied en taakveld van de DCMR. Maak hierbij gebruik van De Criteria voor Hotspots die door de Overheid worden gegeven. De procesbeschrijving omvat ook afspraken over rolverdeling, frequentie van monitoring en een beschrijving van de hulpmiddelen en technologie.
Stel een proces op van archivering van Data in Databases zodat deze voldoen aan de Nieuwe Archiefwet Dit proces beschrijft: De definitie en reikwijdte welke soorten data en databases onder dit proces vallen. Het archiveringsproces met een gedetailleerde beschrijving van de volgende stappen: Identificatie van te archiveren data, opslag en beveiliging, duurzaam archiveren in een e-depot en de vernietiging volgens de selectielijst. Tevens bevat de procesbeschrijving de rolverdeling, de beschrijving van hulpmiddelen en technologie en beschrijving hoe het voldoet Wet- en Regelgeving.
Vertaalslag van DUTO naar de Organisatie: Opdracht is om het DUTO-raamwerk te vertalen naar de specifieke situatie van onze organisatie en een overzicht te geven van de benodigde stappen om duurzame toegankelijkheid te waarborgen.
Definitie en Reikwijdte: Beschrijf welke onderdelen van het DUTO-raamwerk relevant zijn voor onze organisatie en welke systemen en processen hierbij betrokken zijn.
Analyse van de Huidige Situatie: Voer een analyse uit van de huidige informatiesystemen en processen om te bepalen in hoeverre deze al voldoen aan de DUTO-eisen.
Identificatie van Gaps: Identificeer de verschillen tussen de huidige situatie en de eisen van het DUTO-raamwerk.
Overzicht van Benodigde Stappen: Geef een overzicht van de stappen die nodig zijn om de huidige situatie in lijn te brengen met de DUTO-eisen, inclusief prioriteiten en tijdslijnen.
Implementatieplan: Stel een gedetailleerd implementatieplan op voor de uitvoering van de benodigde stappen, inclusief verantwoordelijkheden, middelen en mijlpalen.
Gebruik van Hulpmiddelen en Technologie: Beschrijf welke software of systemen kunnen worden ingezet om de duurzame toegankelijkheid te waarborgen.
Naleving van Wet- en Regelgeving: Beschrijf hoe het proces voldoet aan de wettelijke eisen voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.
Op al deze terreinen krijg je desgevraagd ondersteuning van je RM-collega’s.

Eisen bij de opdracht:

Je beschikt over minimaal een afgeronde HBO opleiding.
Je beschikt over ervaring met verandertrajecten en daarbij weet hoe om te gaan met lastige gesprekken.
Je beschikt over ervaring met de vraagstukken die wij uitvragen.
Je beschikt over minimaal B2, mondeling en schriftelijke taalbeheersing Nederlands.
Je beschikt over minimaal 5 jaar werkervaring binnen informatievoorziening in het vakgebied Record -& Datamanagement in combinatie met MS365.
Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar.
Je hebt eerdere MS365 archiefvraagstukken toegepast.
Je hebt kennis en ervaring rond het archiveringsvraagstuk van databases en de implementatie en toepassing van het DUTO-raamwerk.

Competenties:

Goede communicatieve (advies)vaardigheden;
Gestructureerd;
Pragmatisch;
Analytisch;
Collegiaal.

Trefwoorden: