Voor de Gemeente Utrecht zijn wij op zoek naar een Projectleider Project Inhuuroptimalisatie.

Doel van het project:
Momenteel worden alle inhuuropdrachten voor externen vanaf schaal 10 via het Marktplein uitgevraagd. Begin januari 2025 is besloten om deze inhuuropdrachten op een andere wijze (via een intermediair) in de markt te zetten. Daarvoor dient een Europese aanbesteding uitgevoerd te worden om een intermediair te contracteren. Het doel van dit project is dat de gemeente Utrecht per 1 mei 2026 gebruik kan maken van de dienstverlening van een intermediair voor het vervullen van alle inhuurvraagstukken vanaf schaal 10. Onderdeel van de dienstverlening is een Vendor Management Systeem (VMS) en dit dient volledig geïmplementeerd te zijn. Alle gebruikers (leidinggevenden, intermediair, aanbieders en externe medewerkers) werken vanaf de implementatie in het nieuwe systeem. Dit betekent concreet dat de processen contractering, onboarding, urendeclaratie en facturatie geïmplementeerd zijn en het VMSsysteem gekoppeld is aan de HR- en financiële systemen. Tevens biedt het VMS-systeem inzicht en overzicht door middel van rapportages. Het contractmanagement van zowel de intermediair als het VMS-systeem zijn goed geborgd en de processen en personeelsbezetting van de interne Inhuurdesk zijn aangepast aan de gewijzigde situatie.

Fasering
We onderscheiden 3 fasen in het project:
- Voorbereiding aanbesteding, strategische keuzes
- Europese aanbesteding
- Implementatie VMS en nieuwe proces

Voor de eerste fase (het maken van strategische keuzes en de marktconsultaties t/m april 2025) en de laatste fase (implementatie in 2026) is een interne projectleider aangesloten. Deze is echter niet beschikbaar voor het traject van de Europese aanbesteding (mei t/m december 2025). Voor deze periode (plus overdrachtsperiode in april 2025) zoeken we een externe projectleider.

Projectteam
Je gaat samenwerken in een projectteam dat naast jou bestaat uit 6 leden: Projectsecretaris, inhoudsdeskundigen op het terrein van inhuur, inkoop, contractmanagement, informatie-en procesmanagement, en communicatie. Het teamlid dat verantwoordelijk is voor de inhoudelijke kant van inhuur is ook projectleider van het deelproject Stakeholdermanagement. De clustermanager Recruitment van het onderdeel Mens & Organisatie is opdrachtgever voor het project.

Opdrachtomschrijving
Het gaat om het leiden van een groot aanbestedingstraject. In de maand april zullen de voorbereidingen worden door de huidige projectleider worden overgedragen en na de gunning draagt de projectleider die nu gezocht wordt weer terug over aan de huidige projectleider t.b.v. de implementatie. Het betreft een breed stakeholdersveld met een grote impact op veel organisatieonderdelen, hoog aanbestedingsvolume (€ 70 mln per jaar/ € 280 mln 4 jaar) en IT/Saasoplossing met koppelingen naar systemen GU (SuccesFactors, SAP4U/HANA). Alle inhoudelijke expertise is aanwezig in het projecteam en een aangetrokken adviesbureau.

De projectleider is verantwoordelijk voor de voorbereiding van alle besluitvormingstrajecten gedurende deze fase. Op te leveren resultaten:
- Aanbestedingsaanpak mei 2025
- Publicatie Europese aanbesteding juni/juli 2025
- Voorlopige gunning rond 1 november 2025
- Definitieve gunning rond medio december 2025

Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als de bovengenoemde resultaten zijn opgeleverd, dan wel overgedragen.

Functie eisen (knock-out criteria):
1. Uitstekende projectmanagementvaardigheden
2. Ervaring met het leiden van Europese aanbestedingsprojecten
3. Je hebt kennis van en expertise met het inhuren via een broker en de contractering hiervan
4. Stakeholdermanagement en verandercommunicatie: Sterk in het organiseren en uitvoeren van communicatieplannen gericht op organisatiebrede veranderingen, inclusief het managen van weerstanden en het vergroten van acceptatie. Een van de teamleden heeft het stakeholdermanagement in haar portefeuille, de projectleider heeft daarin een sturende en coachende taak.
5. Technisch inzicht: Begrip van de complexiteit van systeemintegratie en de vereisten voor de technische implementatie binnen HR- en inhuursystemen.
6. Kennis van aanbestedingsregels en juridisch bewustzijn: Basiskennis van aanbestedingsregels en juridische processen, met de vaardigheid om adviezen van inkoop en juridische zaken op te volgen.
7. Analytisch en strategisch denken: In staat om risico’s en behoeften helder in kaart te brengen en beslissingen te nemen die het projectdoel versterken.

Competenties:
- Besluitvaardigheid: In staat om sturing te geven aan een complex project en om te gaan met weerstand.
- Organisatiesensitief: Oog voor de belangen en behoeften van diverse stakeholders en gevoel voor de dynamiek in een gemeentelijke organisatie.
- Resultaatgericht en oplossingsgericht: Gericht op het behalen van concrete, meetbare resultaten.
- Flexibiliteit: Kan adequaat reageren op veranderingen en de strategie aanpassen om projectdoelen te behalen.

Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Utrecht
Startdatum: 01-04-2025
Duur: 8 maanden
Optie op verlenging: Ja
Inzet: 20 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 04-03-2025
Sluitingstijd: 09:00 uur
Intakegesprek: 12 of 13 maart

Meer informatie:
Zo zorg je ervoor dat jouw aanbieding opvalt:
CV in topvorm: Lever je CV aan in Word-formaat, in de taal van de opdracht en in een professionele en prettige leesbare lay-out. Maak het CV niet langer dan 7 pagina’s. Laat zien dat je oog hebt voor detail.
Persoonlijke motivatie: Schrijf een overtuigende motivatie in de 'ik-vorm’, waarin je kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht. Licht puntsgewijs toe hoe jij aansluit bij de gestelde eisen en wensen.
Beschikbaarheid: Vermeld per wanneer je beschikbaar bent, hoeveel uren per week je kunt werken en of je vakantieplannen hebt.
Tarief of maandsalaris: Vermeld je uurtarief (exclusief BTW) of maandsalaris, specifiek voor deze opdracht, inclusief reis- en eventuele verblijfskosten.

N.B.
Voor deze opdracht werk je uitsluitend met ons samen. Dit betekent dat je je niet via andere intermediairs voor dezelfde opdracht inschrijft. Zo voorkomen we verwarring in het selectieproces en maximaliseren we jouw kansen.
Onvolledige aanbiedingen kunnen we niet in behandeling nemen.
Wij houden je op de hoogte van elke stap in het selectieproces: Heb je vragen? Wij zijn er om ze te beantwoorden.


Trefwoorden: Projectleider Project Inhuuroptimalisatie, Projectleider, Project, Inhuuroptimalisatie