Referentienummer: 2025-01321
Omgeving: Den Haag
Startdatum: 17 maart 2025
Einddatum: 31 december 2025
Optie op verlenging: nee
Aantal uur per week: 20
Intakegesprek: nader te bepalen
Sluitingsdatum: donderdag 27 februari 2025 om 17.00 uur. Reacties na deze tijd zullen in principe niet worden meegenomen in het selectieproces.

BlueTrail is op zoek naar een ervaren Projectsecretaris voor 20 uur per week.

Vanwege het ingaan van een nieuwe fase in het Keten Programma en het opbouwen van een nieuw Keten Programmabureau wordt een ervaren Projectsecretaris gezocht. In de strafrechtketen zijn zes ketenpartners en het bestuursdepartement betrokken bij dit programma met als doel om de wetswijziging rondom conservatoire afname van DNA-celmateriaal mogelijk te maken. Vanuit het Keten Programmabureau gaat de Projectsecretaris zich vooral bezighouden met:

Beheer ketenprogramma risicolog
Beheer ketenprogramma issuelog (incl. wijzigingsbeheer)
Planning en forecast
Ondersteuning bij resourceplanning van de ketenpartners
Centrale communicatie naar belanghebbenden
Monitoring voortgang en kwaliteit projectresultaten en benefits
Hoofdpuntenrapportage gehele Keten Programma
Inkoopproces en contractbeheer
Ketenprogramma financiën
Secretariaat en ondersteuning voor Keten Programmabureau, Ambtelijk Opdrachtgever (DO: Directeurenoverleg) en Bestuurlijk Opdrachtgever (BD/ DGRR/ DRC: Bestuursdepartement/ Directoraat Generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving/ Directoraat Rechtshandhaving en Criminaliteitsbestrijding)

Er is al het een en ander opgezet aan processen en documentatie voor zover dat hoogst noodzakelijk was voor de doorstart van het Keten Programma, maar standaarden zijn niet overal goed neergezet en de kwaliteit van programmadocumentatie verdient structurele aandacht.

In de rol van Projectsecretaris ondersteun je de Keten Programmamanager en de rest van het Keten Programmabureau, het Directeurenoverleg en de Bestuurlijk Opdrachtgever bij de uitvoering en coördinatie van het Keten Programma DNA-C. Je bent verantwoordelijk voor het bewaken van voortgang, kwaliteit, en samenhang van de programmadoelen en zorgt voor een gestructureerde informatievoorziening en besluitvorming.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

Ondersteunen van de Keten Programmamanager bij de planning, rapportage en besluitvorming.
Opstellen en beheren van programmadocumentatie, zoals voortgangsrapportages, actielijsten, en risico-overzichten.
Voorbereiden en notuleren van DO-vergaderingen, Projectleidersoverleggen en andere overleggen.
Monitoren van afspraken en deadlines, en bewaken van de programmadoelstellingen.
Signaleren van knelpunten en voorstellen doen voor verbeteringen.
Zorgen voor afstemming en communicatie tussen verschillende, betrokken ketenpartners en partijen van buiten de overheid.
Je bent een spin in het web van het Keten Programmabureau en draagt bij aan de succesvolle uitvoering van dit Keten Programma.

Eisen bij de opdracht:

Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in de rol van Projectsecretaris.
Je hebt globale kennis van processen en producten in informatievoorziening en/of ICT.
Je bent in het bezit van een certificaat in project-, programma- en/of portfoliomanagement methodiek(en), of volgt daarvoor momenteel een opleiding met de bedoeling om dit af te ronden met een certificaat, of je bent bereid om op eigen kosten daarvoor een certificerende opleiding te volgen.
Je hebt ervaring met Microsoft Office producten Word, Excel, Powerpoint, Outlook en Teams.
Je hebt ervaring met Microsoft Sharepoint of andere software voor online samenwerking.

Wensen bij de opdracht:

Je hebt ervaring met 1 of meer uitvoeringsinstanties in de strafrechtketen.
Je bent meer dan 3 jaar actief geweest in de rol van Projectsecretaris.
Je hebt minimaal 1 jaar ervaring bij de Rijksoverheid.
Je hebt eerder gewerkt in programma's waarin informatievoorziening en ICT een belangrijke rol spelen.
Je bent in het bezit van een certificaat in project-, programma- en/of portfoliomanagement methodiek(en).
Je hebt minimaal 2 jaar intensieve ervaring met elk van de volgende Microsoft Office producten: Word, Excel, Powerpoint, Outlook en Teams.
Je hebt 1 jaar of meer intensieve ervaring met Microsoft Sharepoint of andere software voor online samenwerking.
Je hebt ervaring met archiveringsysteem Digijust.

Competenties:

Je weet snel te structureren en organiseren.
Je laat zien dat je de diverse belangen in een complex veld kan overzien en ondanks de tegenstellingen in die belangen kan acteren.
Je hebt een pragmatische instelling en bent in staat om snel concrete resultaten te bereiken.
Je kan jezelf goed uitdrukken en bent sociaal vaardig.
Je past binnen het Keten Programmabureau en gesprekspartners in de strafrechtketen: je bent communicatief vaardig (ideeën en oplossingen kunnen overbrengen en partnergericht zijn), secuur, stressbestendig (meerdere prioriteiten tegelijk aankunnen), flexibel (kunnen omgaan met wijzigingen in prioriteiten).

Trefwoorden: