Beleidsadviseur Leren & Ontwikkelen, Utrecht

Voor onze eindklant ProRail in Utrecht is Harvey Nash op zoek naar een Beleidsadviseur Leren & Ontwikkelen.

Start: 15 februari 2025

Eind: 31 december 2025

Aantal uur per week: 24-32 uur

Organisatieomschrijving:

Het programma DeNKT helpt ProRail om infraprojecten slimmer en efficiënter te plannen en uit te voeren. Dit maakt het spoor toekomstbestendig. Het programma richt zich op data-gedreven werken en betere samenwerking, met als doel: een overzichtelijk portfolio, flexibele planning, en duidelijke besluitvorming.
Met gedegen veranderinitiatieven en producten bijdragen aan de eerste implementatie golf van ‘datagedreven netwerk klaarmaken voor de toekomst’.

Functieomschrijving:

Het programma DeNKT is een klein, multidisciplinair team dat vooral op het raakvlak van ICT, Projecten, Assetmanagement en Capaciteitsmanagement werkzaam is om de benodigde innovatie door te voeren zoals in de projectomschrijving is beschreven. De programmamanager L&O zal onderdeel zijn van dit team.

Dit programma is belangrijk voor ProRail, want de vraag naar duurzame mobiliteit neemt toe. Ook zijn er uitdagingen door externe invloeden, zoals een tekort aan vakmensen en bouwmaterialen, hogere kosten door inflatie, een toenemende hoeveelheid (strenge) regels en hoge verwachtingen bij onze belanghebbenden. En dus moet ProRail flexibeler worden, goed nadenken over keuzes in het infrawerk en plannen op basis van scenario’s.

Tegelijkertijd is ProRail niet klaar voor deze uitdagingen want informatie over projecten is niet op één plek te vinden, er is veel handmatig werk nodig om inzicht en overzicht te krijgen en het kost te veel tijd om verschillende scenario’s in ons portfolio goed uit te werken.

In 2023 is op het raakvlak van (vooral) de clusters Projecten, Assetmanagement, Capaciteitsmanagement en ICT een programma opgestart om meer datagedreven te werken in de hoofdprocessen Ontwikkelen, Programmeren, Realiseren en Verdelen1. Het doel is om infraprojecten slimmer en efficiënter te plannen en uit te voeren. Dit zorgt voor een flexibel, voorspelbaar en maakbaar projectportfolio. En dat is belangrijk om het spoornetwerk toekomstbestendig te maken. Dit programma noemen we Datagedreven Netwerk Klaarmaken voor de Toekomst; kortweg: programma DeNKT. Het programma DeNKT helpt ProRail om het noodzakelijke veranderproces te starten en te versnellen naar:

Daarvoor benutten we scenarioplanning als hulpmiddel voor duidelijke en brede besluitvorming. Zo zorgen we ervoor dat we sneller voldoen aan de groeiende vraag onder de gestelde omstandigheden. Hieronder een programma visualisatie met rood beschreven en/of omcirkeld de inhoudelijke uitdagingen waaraan wordt gewerkt.

Doelstellingen:

Het bovenliggende doel van deze opdracht is als volgt te formuleren:

Zes maanden na introductie van de nieuwe werkwijze willen zien dat 95% van de gebruikers nog steeds de producten die uit programma DeNKT gebruikt en de nieuwe processen volgen zoals bedoeld:

Hiervoor zetten we op drie doelgroepen, die in scope zijn van deze opdracht zijn, verschillende veranderinitiatieven:

• Gebruikers: De gebruikers van de producten van programma DeNKT , dit zijn medewerkers en leidinggevenden. Circa 300-500 voor deze opdracht ‘implementeren scopedelen’
• Leidinggevenden: Werkinhoudelijke- en competentie sturende leidinggevenden, veelal naast hun rol als gebruiker, in hun voorbeeldrol naar hun medewerkers. Circa 50-60, maar vraagt nadere analyse
• Werkplekbegeleiders: Senior users, first movers, wavemakers oid in hun rol als werkplekbegeleider en het verlengstuk van de rol van deze opdracht. Nader te bepalen, maar we schatten in dat we per gebied met 3-5 mensen op de belangrijkste functies voor deze implementatiegolf zullen moeten werken.

De veranderinitiatieven waarvoor wij deze tijdelijke rol creëren zien wij als volgt:

- In kaart brengen leiderschapsnetwerk

Je analyseert het formele en informele netwerk van leiders om te bepalen wie welke rol speelt in de implementatie en hoe wij hen hebben te activeren. Je levert een overzicht op dat herbruikbaar is voor toekomstige implementaties.

- Opbouwen community van senior gebruikers

Je richt per gebied een groep op van betrokken en enthousiaste senior gebruikers (of andere naam zoals: first movers, wavemakers, changemakers). Je beheert en versterkt deze groep, zodat zij actief bijdragen aan de implementatie en dit enthousiasme overbrengen op de werkvloer. Ook ontwikkel je een aanpak voor community management die later herbruikbaar is.

- Ontwikkelen regionale werkplekbegeleiders

Je traint geselecteerde community-leden tot werkplekbegeleiders. Hiervoor ontwikkel je trainingsmateriaal dat een voorbeeld is voor implementatiegolven die nog moeten komen. Je zorgt ervoor dat zij hun collega’s in de regio kunnen begeleiden in de implementatie van scopedelen. Hiervoor zul je geregeld in de regio aanwezig zijn. Voor wekelijkse voortgangsrapportages met en voor het programma zorg je voor een actuele uitrolkalender waarin we kunnen zien welk project in welke regio onder begeleiding is of komt.

- Ontwerpen en ontwikkelen leermiddelen gebruikers

Je creëert praktische trainingsmaterialen voor gebruikers. De focus ligt op werkplek leren met weinig tijdsverlies en praktijkgerichte oefeningen. Deze materialen voor door jezelf en de werkplekbegeleiders ingezet om alle gebruikers op niveau te brengen.

- Voorbereiden leidinggevenden op hun rol

Je traint leidinggevenden om het veranderverhaal van DeNKT uit te dragen en om te gaan met weerstand. Daarvoor maak het concept verhaal in samenwerking met communicatie en het projectteam af. Je sluit hierbij aan bij de ‘Eén ProRail manier van samenwerken’ en ontwikkelt scripts voor veelvoorkomende situaties van weerstand.

- Monitoren voortgang van de implementatie

Je stelt een evaluatieplan op om succes van onze interventies te meten per doelgroep, project en DeNKT product. Hiervoor maak je gebruik van bestaande ProRail systemen.

- Voorbereiden op de volgende implementatiegolf

Je zorgt ervoor dat werkwijzen en materialen worden overgedragen aan het programma team. Je adviseert over opvolging en mogelijke vervanging, bijvoorbeeld vanuit de opgebouwde community.

Eisen kandidaten:

• Minimaal 5 jaar ervaring in verander- en leertrajecten.
• Aantoonbare ervaring met het ontwerpen en ontwikkelen van trainingen en werkplekleren.
• Aantoonbare ervaring met project-/programmamanagement, inclusief monitoring en rapportage.
• Sterke communicatieve vaardigheden en stakeholdermanagement.
• In 2025 beschikbaar voor 24-32 uur per week vanaf februari 2025.

Aanvullend vragen we het volgende profiel (kwalificaties)

De belangrijkste verander initiatieven zoals in het vorige hoofdstuk beschreven geven, zo denken wij, al een goed van onze profielwensen. Aanvullend willen we de volgende kwalificatie benadrukken:

• Ervaring en inspiratie: Aantoonbare ervaring als adviseur, met een inspirerende aanpak waar anderen van willen leren.
• Zelfstandig en resultaatgericht: Werkt proactief, met heldere prioriteiten en projectmatige aanpak.
• Onderwijskundige expertise: Ervaring met complexe leer- en verandertrajecten, en het geven van inhoudelijk advies over veranderaanpak.
• Actiegerichte aanpak: Verandert inhoudelijke inzichten in praktische acties om mensen in beweging te krijgen.
• Ontwikkeling van trainingen: Ontwerpt en voert (product)trainingen, werkplektools en interventies uit voor diverse groepen.
• Procesbegeleider: Sterk in procesbegeleiding, met het vermogen om moeilijke gesprekken te voeren en duidelijke inzichten te delen.
• Veiligheid en communicatie: Creëert een veilige en open leeromgeving waar men vrij uitdagingen kan bespreken zonder groepsdynamiek te verstoren.
• Systemisch inzicht: Kan schakelen tussen organisatie-, team- en individueel niveau en interventies daarop afstemmen